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Guida per la registrazione di una filiale in Romania da parte di una società straniera
Introduzione
La registrazione di una filiale in Romania rappresenta una soluzione efficace per le aziende straniere che desiderano espandere le proprie attività nel mercato rumeno senza costituire un'entità separata.
Questa guida fornisce una panoramica del processo di registrazione, delineando i passaggi necessari, la documentazione richiesta e gli aspetti legali chiave, aiutandola a comprendere il processo e a completarlo più facilmente.
Se invece desidera registrare una società rumena, può consultare la nostra guida qui.
Contenuti
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Registrazione della filiale presso il Registro delle Imprese
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Preparazione del fascicolo e presentazione al Registro delle Imprese
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Tempi di elaborazione e rilascio dei documenti di costituzione
Definizione di filiale
Una filiale opera come un'estensione della casa madre e non è un'entità legale separata.
Da un punto di vista legale, una filiale non ha personalità giuridica e non ha beni a proprio nome, il che le impedisce di detenere diritti e obblighi a proprio nome.
Pertanto, qualsiasi impegno assunto attraverso l'attività della filiale è, di fatto, responsabilità della società madre.
Principali caratteristiche di una filiale
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richiede la registrazione presso il Registro del Commercio rumeno, essendo la filiale organizzata e operante in conformità con le leggi rumene;
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non ha personalità giuridica e opera per conto della società madre;
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non richiede il deposito di capitale azionario;
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svolge attività commerciali, ma entro i limiti stabiliti dalla società madre;
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è soggetta al sistema di imposta sugli utili per le attività svolte sul territorio della Romania;
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tutti gli obblighi assunti dalla filiale sono garantiti dalla società madre;
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è rappresentata e gestita da uno o più rappresentanti legali nominati dalla casa madre.
Registrazione della filiale presso il Registro delle Imprese
Nome della filiale
Non è necessaria l'approvazione preventiva per la prenotazione del nome.
Il nome della filiale sarà composto da (nome della società estera) + (nome della località in cui ha sede legale la società estera) + (parola “Sucursala”) + (nome della località in cui avrà sede legale la filiale).
Ad esempio, se la società madre si chiama Awesome Parent Company ed è stabilita a Londra, Regno Unito, e la filiale sarà stabilita a Bucarest, Romania, allora la filiale si chiamerà: Awesome Parent Company London Sucursala București.
La parola rumena “Sucursala” significa filiale o sussidiaria. Pertanto, il nome della filiale può essere tradotto come: Awesome Parent Company London Bucharest Branch.
Raccomandiamo di utilizzare il nome ufficiale con “Sucursala” in tutti i documenti ufficiali, quali contratti, fatture, termini e condizioni, ecc. Mentre il nome tradotto in inglese può essere utilizzato nel marketing, nelle firme delle e-mail e così via.
Stabilimento della sede legale
L'indirizzo della sede legale deve essere in Romania.
Il diritto di utilizzare l'indirizzo che fungerà da sede legale della filiale deve essere comprovato da documenti legali, quali: contratto di vendita, contratto di locazione/contratto di locazione gratuita, estratto del catasto rumeno.
Ambito di attività
Essendo un'estensione della casa madre, la filiale può svolgere solo le attività della casa madre.
Ad esempio, se la società madre fornisce servizi di consulenza informatica, la filiale deve seguire la stessa linea di attività e rispettare le normative specifiche per quel settore.
Le attività sono classificate secondo i codici NACE v2.1, che è una classificazione delle attività commerciali a livello UE.
Rappresentanti legali
Il rappresentante legale di una filiale è una persona designata dalla casa madre per agire per suo conto e rappresentarla nei confronti di terzi.
Una filiale può avere uno o più rappresentanti legali.
La persona o le persone designate firmeranno una dichiarazione giurata relativa al rispetto delle condizioni legali per ricoprire questa posizione.
Documenti richiesti
Per la procedura di registrazione della filiale, sono necessari i seguenti documenti relativi alla società madre/futuro rappresentante legale:
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atto costitutivo e statuto della società madre, se contenuti in documenti separati, insieme a tutte le modifiche a tali documenti, tradotti in lingua rumena da un traduttore giurato;
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documenti attestanti la sede legale della società madre, le sue attività commerciali e, almeno una volta all'anno, l'importo del capitale sociale sottoscritto, a meno che tali informazioni non siano incluse nei documenti di cui sopra;
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passaporto/i o carta/e d'identità nazionale/i della/e persona/e che ricoprirà/anno la carica di rappresentante/i legale/i;
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certificato di registrazione della società madre o documento equivalente che attesti l'esistenza dell'entità, tradotto in lingua rumena da un traduttore giurato.
Oltre ai documenti menzionati ai punti 1-4, per la registrazione di una filiale da parte di una società extra UE, sono richiesti anche i bilanci annuali di tale società.
Tali bilanci devono essere preparati, verificati e pubblicati in conformità con la legislazione rumena o, se applicabile, in conformità con la legge straniera che disciplina la società madre, a condizione che sia conforme alle norme contabili equivalenti a quelle in vigore a livello dell'UE.
Preparazione del fascicolo e presentazione al Registro delle Imprese
Una volta stabiliti gli elementi principali (nome, sede legale, attività commerciale, rappresentanti legali), verranno redatti i documenti necessari.
Una volta che i documenti sono firmati dal/i rappresentante/i legale/i della filiale, il fascicolo viene preparato e presentato all'ufficio del Registro delle Imprese competente.
La presentazione della pratica può avvenire come segue:
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fisicamente, direttamente presso l'ufficio del Registro delle Imprese;
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online, tramite il portale dedicato o via e-mail.
Se si opta per la presentazione online, è importante che tutti i documenti siano scansionati e firmati digitalmente con una firma elettronica qualificata.
In qualità di avvocati, siamo in possesso di tali firme e possiamo facilitare questo processo per lei.
Tempi di elaborazione e rilascio dei documenti di costituzione
Al momento della presentazione, il fascicolo sarà registrato e assegnato a un cancelliere (la persona designata per risolvere il fascicolo) all'interno del Registro delle Imprese.
Dal momento in cui il fascicolo viene registrato, occorrono circa 5-10 giorni lavorativi per la revisione dei documenti presentati e per la formulazione di una risoluzione: il fascicolo sarà ammesso o rinviato per ulteriori chiarimenti.
Se il fascicolo viene rinviato e le obiezioni sollevate dal registrar non vengono chiarite successivamente, il fascicolo verrà definitivamente respinto e il processo di presentazione dovrà essere riavviato.
In caso di delibera di ammissione, il Registro delle Imprese rilascia una serie di documenti firmati dall'autorità con firma elettronica qualificata. Tra questi, il più importante è l'atto costitutivo.
Il certificato di costituzione funge da documento di identità della filiale e include informazioni chiave quali: nome, indirizzo della sede legale, numero di registrazione nel Registro delle Imprese, codice di registrazione unico, ecc.
Contabilità e tassazione
Dopo la registrazione della filiale, diventa obbligatorio rispettare la legislazione fiscale rumena.
Per garantire la conformità ai requisiti fiscali in Romania, è necessario avvalersi dei servizi contabili di un commercialista rumeno.
Anche se non forniamo direttamente servizi di contabilità, possiamo facilitare l'accesso al dottore commercialista con cui collaboriamo.
Per quanto riguarda il sistema fiscale applicabile, la filiale è soggetta alla tassazione degli utili, che attualmente ha un'aliquota del 16%.
Registrazione IVA
Per le filiali valgono le stesse regole in materia di IVA applicate alle società.
Una filiale può richiedere un codice IVA UE o un codice IVA locale.
Per ulteriori informazioni, consulti la nostra guida fiscale qui.
Domande frequenti
I cittadini extracomunitari nominati rappresentanti legali di una filiale di una società straniera in Romania possono beneficiare di agevolazioni?
I cittadini extracomunitari nominati rappresentanti legali di una filiale possono richiedere un visto per soggiorni di lunga durata per motivi di lavoro, necessario per richiedere la carta di soggiorno temporaneo.
Ciò consentirà al rappresentante legale di risiedere in Romania mentre gestisce le operazioni della filiale.
Solo un rappresentante legale può richiedere il visto per soggiorno di lunga durata, indipendentemente dal numero di rappresentanti legali nominati.
Devono essere soddisfatte le seguenti condizioni principali:
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Al momento della richiesta del visto, lo straniero non deve essere azionista/parte interessata/direttore di un'altra società rumena;
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La filiale non deve avere nessun altro straniero nominato rappresentante legale che goda di una carta di soggiorno temporaneo per motivi di lavoro.
Se la casa madre ha già un numero EORI, la filiale deve ottenerne un altro?
Nel caso in cui la società madre abbia già ottenuto il numero EORI, la filiale non è tenuta a ottenerne uno separato e può operare legalmente utilizzando il numero EORI assegnato alla società madre.
Quali sono i costi per la registrazione di una filiale?
Se sceglie i nostri servizi, in qualità di avvocati, possiamo rappresentarla durante l'intero processo.
La nostra tariffa va da 2.000 a 3.500 euro (IVA esclusa).
La tariffa non include la tassa del Registro delle Imprese (50 EUR) e il costo per la traduzione dei documenti della società madre in lingua rumena (che varia a seconda dei casi).