Kontaktinformasjon
E-postadressen: [email protected]
Adresse: I.C. Visarion Street 9, bygning A, 3. etasje, sektor 1, Bucuresti, Romania
Veiledning for registrering av en filial i Romania av et utenlandsk selskap
Innledning
Registrering av en filial i Romania er en effektiv løsning for utenlandske selskaper som ønsker å utvide virksomheten sin på det rumenske markedet uten å etablere en egen enhet.
Denne veiledningen gir en oversikt over registreringsprosessen, og beskriver de nødvendige trinnene, påkrevd dokumentasjon og viktige juridiske aspekter, slik at du lettere kan forstå prosessen og fullføre den.
Hvis du ønsker å registrere et rumensk selskap i stedet, kan du lese veiledningen vår her.
Innhold
Definisjonen av en filial
En filial fungerer som en forlengelse av morselskapet og er ikke en egen juridisk enhet.
Juridisk sett er en filial ikke en juridisk person og har ikke eiendeler i eget navn, noe som forhindrer den fra å ha rettigheter og forpliktelser i eget navn.
Dermed er enhver forpliktelse som filialen påtar seg gjennom sin virksomhet, i realiteten morselskapets ansvar.
De viktigste kjennetegnene ved en filial
-
den må registreres i det rumenske handelsregisteret, og filialen må være organisert og drive sin virksomhet i samsvar med rumensk lov;
-
Den er ikke en juridisk person og opererer på vegne av morselskapet;
-
den krever ikke innskudd av aksjekapital;
-
den utfører forretningsaktiviteter, men innenfor de grensene som er satt av morselskapet;
-
den er underlagt overskuddsskattesystemet for aktiviteter som utføres på territoriet til Romania;
-
alle forpliktelser som filialen påtar seg, er garantert av morselskapet;
-
den representeres og ledes av en eller flere juridiske representanter utnevnt av morselskapet.
Registrering av filialen i handelsregisteret
Filialens navn
Det er ikke nødvendig med forhåndsgodkjenning av en navnereservasjon.
Filialens navn vil bestå av (navnet på det utenlandske selskapet) + (navnet på stedet der det utenlandske selskapet har sitt hovedkontor) + (ordet “Sucursala”) + (navnet på stedet der filialen skal ha sitt hovedkontor).
Hvis for eksempel morselskapet heter Awesome Parent Company og er etablert i London, Storbritannia, og filialen skal etableres i Bucuresti, Romania, vil filialen få navnet: Awesome Parent Company London Sucursala București.
Det rumenske ordet “Sucursala” betyr filial eller datterselskap. Dermed kan filialnavnet oversettes som: Awesome Parent Company London București Branch.
Vi anbefaler å bruke det offisielle navnet med “Sucursala” i alle offisielle dokumenter, for eksempel kontrakter, fakturaer, vilkår og betingelser osv. Mens det engelske oversatte navnet kan brukes i markedsføring, e-postsignaturer og så videre.
Etablering av det registrerte kontoret
Adressen til det registrerte kontoret må være i Romania.
Retten til å bruke adressen som skal fungere som filialens hovedkontor, må dokumenteres med juridiske dokumenter, for eksempel: salgsavtale, leieavtale, utdrag fra det rumenske eiendomsregisteret.
Omfanget av forretningsaktiviteten
Som en forlengelse av morselskapet kan filialen kun utføre morselskapets aktiviteter.
Hvis morselskapet for eksempel driver med IT-konsulenttjenester, må filialen følge samme bransje og overholde de spesifikke reglene for dette feltet.
Aktivitetene klassifiseres i henhold til NACE-kodene v2.1, som er en klassifisering av kommersielle aktiviteter på EU-nivå.
Juridiske representanter
En filials juridiske representant er en person som er utpekt av morselskapet til å opptre på dets vegne og representere det overfor tredjeparter.
En filial kan ha én eller flere juridiske representanter.
Den eller de utpekte personene skal undertegne en erklæring på tro og love om at de oppfyller de juridiske vilkårene for å inneha denne posisjonen.
Nødvendige dokumenter
For filialens registreringsprosess er følgende dokumenter knyttet til morselskapet/den fremtidige juridiske representanten nødvendige:
-
stiftelsesdokumentet og vedtektene til morselskapet, hvis de finnes i separate dokumenter, sammen med alle endringer i disse dokumentene, oversatt til rumensk av en autorisert oversetter;
-
dokumenter som bekrefter morselskapets registrerte kontor, dets forretningsaktiviteter og, minst en gang i året, den tegnede aksjekapitalen, med mindre denne informasjonen er inkludert i de nevnte dokumentene;
-
pass eller nasjonalt ID-kort for den eller de personene som skal inneha stillingen som juridisk(e) representant(er);
-
registreringsbevis for morselskapet eller et tilsvarende dokument som bekrefter enhetens eksistens, oversatt til rumensk av en autorisert oversetter.
I tillegg til dokumentene nevnt i punktene 1-4, kreves det også årsregnskap for registrering av en filial av et selskap utenfor EU.
Årsregnskapet må utarbeides, revideres og offentliggjøres i samsvar med rumensk lovgivning eller, dersom det er aktuelt, i samsvar med den utenlandske lovgivningen som gjelder for morselskapet, forutsatt at den er i samsvar med regnskapsregler som tilsvarer de som gjelder på EU-nivå.
Utarbeidelse av filen og innsending til handelsregisteret
Når hovedelementene (navn, registrert kontor, forretningsvirksomhet, juridiske representanter) er etablert, vil de nødvendige dokumentene bli utarbeidet.
Når dokumentene er signert av filialens juridiske representant(er), utarbeides filen og sendes inn til det kompetente handelsregisterkontoret.
Innlevering av filen kan gjøres på følgende måte:
-
fysisk, direkte hos handelsregisterkontoret;
-
online, enten via den dedikerte portalen eller via e-post.
Hvis du velger å sende inn dokumentene elektronisk, er det viktig at alle dokumenter skannes og signeres digitalt med en kvalifisert elektronisk signatur.
Som advokater har vi slike signaturer og kan legge til rette for denne prosessen for deg.
Behandlingstid og utstedelse av stiftelsesdokumentene
Ved innsending skal filen registreres og tildeles en registrator (den personen som er utpekt til å løse filen) i handelsregisteret.
Fra det øyeblikket filen er registrert, tar det ca. 5-10 virkedager før de innsendte dokumentene blir gjennomgått og en avgjørelse blir tatt - enten blir filen godkjent, eller så blir den utsatt for ytterligere avklaringer.
Hvis saken utsettes og innvendingene fra registratoren ikke avklares i etterkant, blir saken definitivt avvist, og innsendingsprosessen må startes på nytt.
Ved et vedtak om opptak utsteder handelsregisteret en rekke dokumenter som er signert av myndigheten med kvalifisert elektronisk signatur. Blant disse er firmaattesten det viktigste.
Stiftelsesattesten fungerer som filialens identitetsdokument og inneholder nøkkelinformasjon som navn, registrert kontoradresse, registreringsnummer i handelsregisteret, eneste registreringskode osv.
Regnskap og beskatning
Etter at filialen er registrert, er det obligatorisk å overholde rumensk skattelovgivning.
For å sikre at skattekravene i Romania overholdes, er det nødvendig å benytte seg av regnskapstjenester fra en rumensk statsautorisert revisor.
Selv om vi ikke tilbyr regnskapstjenester direkte, kan vi formidle kontakt med den autoriserte revisoren vi samarbeider med.
Når det gjelder det gjeldende skattesystemet, er filialen underlagt overskuddsbeskatning, som for tiden har en sats på 16 %.
MVA-registrering
De samme reglene for merverdiavgift gjelder for filialer som for selskaper.
En filial kan søke om enten en EU-momskode eller en lokal momskode.
For mer informasjon, se vår skatteguide her.
Ofte stilte spørsmål
Er det noen fordeler for ikke-EU-borgere som utnevnes som juridiske representanter for et utenlandsk selskaps filial i Romania?
Ikke-EU-borgere som utnevnes som juridiske representanter for en filial, kan søke om visum for lengre opphold for arbeidsformål, noe som er nødvendig for å søke om midlertidig oppholdskort.
Dette vil gjøre det mulig for den juridiske representanten å oppholde seg i Romania mens han eller hun leder filialens virksomhet.
Kun én juridisk representant kan søke om visum for lengre opphold, uavhengig av antall oppnevnte juridiske representanter.
Følgende hovedvilkår må være oppfylt:
-
På tidspunktet for visumsøknaden må utlendingen ikke være aksjonær/interessent/direktør i et annet rumensk selskap;
-
Filialen må ikke ha noen andre utlendinger utnevnt som juridisk representant som drar nytte av et midlertidig oppholdskort for arbeidsformål.
Hvis morselskapet allerede har et EORI-nummer, må filialen skaffe seg et nytt?
Hvis morselskapet allerede har et EORI-nummer, trenger ikke filialen å skaffe seg et eget nummer, og kan operere lovlig ved å bruke EORI-nummeret som er tildelt morselskapet.
Hva koster det å registrere en filial?
Hvis du velger våre tjenester, kan vi som advokater representere deg gjennom hele prosessen.
Vårt honorar varierer fra 2 000 til 3 500 euro (ekskl. mva.).
Gebyret inkluderer ikke handelsregisteravgiften (50 euro) og kostnadene for oversettelse av morselskapets dokumenter til rumensk (som varierer fra sak til sak).